Persyaratan dan Seleksi Berkas [Beasiswa Monbukagakusho 2013]

Untuk persyaratan dan segala macam tentang beasiswa Monbukagakusho 2013, dapat dilihat di situs resminya Kedutaan Besar Jepang. Disini saya mau bahas tentang persyaratannya yang ada di laman itu :

1. Lahir pada dan setelah tanggal 2 April 1978.
2. IPK minimal 3.0 dari tingkat perguruan tinggi terakhir (atau nilai EJU minimal 260 dalam jumlah 2 mata ujian tidak termasuk Bahasa Jepang)
3. Nilai TOEFL-PBT minimal 550 atau TOEFL-CBT minimal 213 atau TOEFL-IBT minimal 79 atau ekuivalen, atau nilai Japanese Language Proficiency Test minimal level 2.

4. Memilih bidang studi yang sama dengan disiplin ilmu sebelumnya.

5. Bersedia belajar Bahasa Jepang.

6. Sehat jasmani dan rohani.

Nah, untuk syarat 1, 4, 5, dan 6, percayalah udah pada bisa. Buat syarat 2, ini mah sadar sendiri aja. Kalau belum lulus, ini pake IPK terakhir (inget loh, IPK bukan IP). Saya make IPK buat 7 semester waktu itu dan alhamdulillah masih di atas 3. Buat yang nomor 3, udah di bahas di post TOEFL ITP sebelumnya.

Karena sudah memenuhi syarat semua, sekarang kita liat berkas-berkas apa aja yang dibutuhkan :

Dokumen yang diserahkan:

1.	Application Form (bisa didownload)      (contoh yang saya)
2.	Field of Study and Research Program (bisa didownload)      (contoh yang saya di sini)
3.	Foto 3.5 * 4.5 cm (ditempel pada application form, foto 6 bulan terakhir)       (contoh?? narsis…)
4.	Copy transkrip nilai yang dilegalisir    (gak akan dikasih contohnya, hahaha)
5.	Copy ijazah yang dilegalisir atau surat keterangan lulus          (contoh yang saya)
6.	Surat rekomendasi dari Universitas (form bisa didownload)      (gak bisa ngasih contoh karena rahasia)
7.	Surat rekomendasi dari tempat bekerja bagi yang sedang bekerja (form bisa didownload)   (belom kerja saya)
8.	Abstract of Theses          (sudah saya masukin di sini)
9.	Foto hasil karya/rekaman bagi yang memilih bidang seni       (bukan seni rupa saya…)
10.	copy hasil nilai TOEFL/JLPT            (contoh udah di bahas di post TOEFL ITP)

Nah, yuk kita bahas satu persatu

1. Application Form : Ini sih isi form biasa, formatnya ada di sana kok, tinggal diisi. Cuma ini gak asal isi, isinya harus serius, rapi dan bener loh. jangan sampai salah-salah. Ini saya kasih deh link application form saya (see here). Yang nomor 6 jangan ditiru pokoknya, itu agak lebay, harusnya singkat aja.

Jadi, application form ini udah termasuk abstrak tesis yang nomor 8 (saya nanya ke kedubesnya loh). Tapi, kalo kalian mau bikin double juga gak apa-apa. Ini form yang udah diisi (dan di cap kedubes ketika sudah lolos) kalo ada yang mau liat : Application Form and Abstract of Theses

2. Field of Study and Research Plan : Paling susah diisi, visit post tentang ini yah di sini.

3. Foto 3.5*4.5 (ditempel) : Nah, ini udah ditempel loh, jadi jangan ngasih yang kelewer-kelewer lembaran gitu. Kalian kalo ke tukang cetak foto bilang aja mau ukuran ini (sekalian buat visa harus ukuran ini kalo keterima Mombusho) pake background putih, bilang yang 80 % (biasanya nanya mau 80% atau 100%). Tempelnya pake lem aja kata saya (saya pake double-tape), soalnya keliatannya mau dicabut sama kedubesnya (entah untuk apa), kalo pake double-tape susah dicabut. Tapi berhubung saya belum tau itu, jadi saya pake ukuran 3*4 . Gak apa-apa sebenernya, pake yang udah ada.

4. Copy transkrip nilai yang dilegalisir : Nah ini ribet juga sih. Kalian mesti minta ke tata usaha jurusan masing-masing kalo yang ini, ditanda tangan sama ketua prodi (atau fakultas, tergantung univ). Biasanya harus request dulu, sambil dipantau jadi atau gaknya dan pastikan ini transkripnya dalam bahasa inggris. Khusus bagi yang di ITB (yang udah lulus loh), transkripnya mesti yang kertas kuning ada logo gajah besar ditengah, soalnya kalo udah lulus cuma itu yang legal dan dibolehin (1 lembarnya mahal yang dilegalisir. Kata TU saya, ITB gak nerima legalisir cap doang gitu, harus buat kaya yang aslinya). Dan harus bahasa inggris.

5. Copy ijazah yang dilegalisir atau surat keterangan lulus : Ini sepaket biasanya sama yang di atas. Ini mesti minta ke tata usaha. Saya juga belum lulus waktu itu, jadi dibikinin surat akan lulus pada Juli 2012 dan sudah mengambil sekian SKS (contoh yang saya). Buat yang udah lulus di ITB, sama mesti bikin legalisir yang udah diterjemahin! (Ini tergantung fakultasnya rese atau enggak, kebetulan FMIPA seminggu beres legalisirnya)

6. Surat rekomendasi dari Universitas : Ini masalah PDKT ama dosen. Kita emang harus komunikasiin ini sama dosen pembimbing (atau ketua jurusan) atau dosen yang kenal baik lah sama kita. Pertanyaannya banyak yang personal di surat rekomendasi ini, jadi mesti dosen yang kenal kegiatan kita, kepribadian, kesibukan kaya gitu. Kata dosen saya (yang juga jebolan Mombusho taun 90an), surat ini bisa jadi penyebab gak dapet beasiswa Mombusho. Alesannya, surat ini sifatnya konfidensial, jadi kita gak boleh baca isinya.  Bisa aja dosennya gak yakin ama kemampuan kita untuk survive di Jepang sana.

Pokoknya di amplopin dan disegel (diamplopnya saya kasih tulisan semacem “untuk keperluan mombusho 2013, konfidensial”). Kalo kita gak akrab sama dosennya, wah ini bisa bahaya. Jadi, sebelum daftar, berbaik hatilah sama dosen pembimbing ato dosen lain yang akrab. Ini suka diremehkan juga sama para pendaftar (keliatannya). Momen yang paling gak enak adalah minta dosennya bikin 4 biji suratnya (kedubesnya abis minta gitu), jadi dosennya (untung diprint) print 4 kali, tanda tangan 12 kali (4 kali di surat, 8 kali di segel amplop). Dan gak enak lah pokoknya, kaya ngerepotin banget, makannya mesti baik-baik mintanya.

7. Surat rekomendasi dari tempat kerja : Yang ini kagak tau dah. Tapi, saya nanya ke kedubes, kalo yang udah kerja emang harus dua surat rekomendasinya, satu dari kantor, satu dari univnya. Double tuh kerjaannya.

8. Abstract of Theses : Yang ini gak apa-apa nempel di yang nomor 1 (misah juga gak apa-apa, yang saya misah dulu). Satu halaman aja, ya kaya abstrak biasa pake bahasa Inggris.

9. Foto hasil karya : Nyerah deh yang ini, mesti tanyain temen saya yang lolos juga dari seni rupa…

10. Copy hasil TOEFL : Kopi aja ini sih

Nah, semua file di atas itu dibikin rangkap 4 loh, jadi agak tebel pas dikirimnya. Saya aja ngirim h-5 sebelum ditutup, dan pake pos biasa (nyampe 3 hari). Kalo pake kilat lebih bagus sih, keluar uang dikit. Semua file itu saya urutin dari nomor 1 sampai 10 (biar yang meriksa juga enak). Terus, kopian sama asli saya pake klip kertas biar sepaket, jangan di hekter lah, mereka juga mau dipisah-pisah. File-file ini sebenernya dikopi banyak karena buat kebutuhan wawancara nanti lho.

Pada tanggal 28 April 2012, saya pun mengirim semua file itu dalam amplop coklat pasaran, dengan tulisan (kira-kira, udah lupa soalnya) :

Untuk seleksi berkas Beasiswa Research Student MONBUKAGAKUSHO 2013

From : nama kita sama alamat

To : Bagian Pendidikan Kedutaan Besar Jepang
Jl. M. H Thamrin no. 24, Jakarta Pusat 10350

(itu saya apal loh, nggak nyontek situsnya, hehehe)

Sip, dengan kata Bismillah saya titipkan pada kantor pos di jalan Buah Batu, Bandung deket rumah saya. Saatnya menunggu hasil, penantian yang sangat lamaaaaa rasanya, diisi dengan doa.

Dan hasilnya adalah…

Next : Hasil Seleksi Berkas? Apa berkas saya bener semua?

(keyword buat yang nyasar ke sini : beasiswa jepang, monbukagakusho 2014, seleksi dokumen, monbukagakusho MEXT 2013, research plan, field of study)

===========================================================
|| Kronologis Perjalanan Mengejar Beasiswa Monbukagakusho 2013 ||
====================================================
Info Umum : Beasiswa Pemerintah Jepang (Monbukagakusho : MEXT) untuk Research Student
XX Januari 2012 : Awal Mula Segalanya
28 Maret 2012 : Tes TOEFL ITP
1 April 2012 : Pengumpulan Berkas
7 April 2012 : Membuat Field of Study dan Research Plan
28 April 2012 : Mengirim Berkas ke Kedubes (link idem dengan Pengumpulan Berkas)
11 Juni 2012 : Pengumumuan Hasil Seleksi Berkas
18 Juni 2012 : Tes Tertulis (link idem dengan yang atas)
5 Juli 2012 : Pengumuman Hasil Tes Tertulis
17 Juli 2012 : Wawancara
31 Juli 2012 : Pengumuman Hasil Wawancara
3 Agustus 2012 : Pengambilan Berkas Tambahan di Kedubes
13 Agustus 2012 : Mendapat Kiriman Letter of Acceptance
23 Agustus 2012 : Letter of Acceptance yang HILANG
2 Desember 2012 : Ikutan Tes JLPT N4
14 Desember 2012 : Pengumuman Hasil Secondary Screening
21 Januari 2013 : Pengumuman Penempatan Universitas
Februari 2013 : Surat Keputusan!!! Visa!!!
5 Maret 2013 : Info Keberangkatan
25 Maret 2013 : TOEIC untuk syarat S2
27 Maret 2013 : Pelepasan dan Orientasi
1 April 2013 : Goodbye, Indonesia!
===============================================