Pengambilan Berkas [Beasiswa Monbukagakusho 2013]

Ini adalah kedua kalinya saya ke Jakarta naik kereta. Jam 6.05 (gak tidur lagi abis sahur) saya sudah di stasiun dan beli tiket buat saya dan Nadine, jam 6.20 Nadine datang.

Kita pun naik kereta yang kosong melompong itu, satu gerbong cuma 5 orang. Dan mulai ngobrol tentang perjalanan Monbusho masing-masing (wuihh, kaya pelm-pelm). Ternyata, pas wawancara, Nadine beda 1 hari dengan saya dan katanya dia yang paling muda diantara yang nunggu buat wawancara (yang lain udah bapak-bapak katanya), beruntung saya bareng Ririn ama Sahdan waktu itu yang seumuran. Wawancaranya pun lebih lama, ada acara ngobrol ditengah wawancaranya katanya (20-30 menitan lah). Kita pun ngobrol cukup lama, cerita gimana Nadine waktu ada konferensi di Tokyo tepat 1 tahun yang lalu. Euuh, pengen ke Tokyo (kata buku pelajaran mah yang terkenal Shinjuku-doori ama Hibiya-doori di Tokyo).

Dan akhirnya, tiba kita di stasiun Gambir. Dari sana, kita menuju terminal busway. Ini PERTAMA KALI saya naik Busway. Ternyata vulgar juga dapet yang berdiri, susah jaga keseimbangan mesti pegang kenceng ama pegangan. Saya ke Jakarta tanpa tahu menahu gimana caranya dari Gambir ke Thamrin (ke Kedubes), maklum gak pernah ke Jakarta tanpa keluarga. Untung Nadine tau (setelah menelepon salah seorang), dan 2 kali ganti shelter sampai tiba di Sarinah (mall gitu).

Kita pun jalan dan menuju Kedubes, ditanyai satpam seperti biasa, ngasih ktp ke satpam, dan naik ke lantai 2. Langsung ke bagian bahasa. Di sana ternyata ada juga yang dapet beasiswa U to U (University to University) lagi ngurusin paspor, keliatannya mereka berangkat bulan Oktober. Bedanya U to U, mereka ngurus sendiri sama professornya, jadi pake beasiswa yang dari Jepang. Ini lebih mandiri, kalo udah ada yang mau bayarin di Jepangnya ya udah otomatis berangkat dan tinggal diurus bareng ama Kedubes. Hanya butuh Letter of Acceptance lah tambahannyaa.

Tapi, gak apa-apalah, mereka lebih shortcut jalannya dibandingkan saya, Nadine, dan yang lain yang harus menempuh berbagai rintangan halangan dan cobaan ini. Beasiswa Monbusho yang saya ambil ini juga kadang disebut G to G (Goverment to Goverment).

Saya ama Nadine langsung nemuin mba-mba yang dulu juga ada di tes tulis. Si mba itu nanya nama kita dan ngambilin sertifikat. Saat menerima sertifikat itu, rasanya tuh kaya puas banget. Sertifikatnya KAYA GINI LHO!!!

Passing Certificate of the Primary Screening

Sebenernya saya termenung sejenak (3 detik) saat itu, mengingat sudah cukup jauh perjuangan sampai sini. Ini masih Primary Screening, masih ada Secondary Screening di MEXT nya, tapi denger-denger yang lolos Primary Screening ampir semua jadi berangkat (tahun lalu semuanya kata Pak Irham). Ya, ikhtiar dan berdoa aja lagi.

Ada nama sayanya euy “Mohammad Samy Baladram” di sertifikatnya, kirain di atasnya Katakana nama saya, taunya Nationality. Kita juga dikasih fotokopian application form yang di halaman 1 nya dicap kedubes, dan juga dikasih format Letter of Acceptance (singkat : LoA).

Jadi nostalgia deh. Dan ada Pak Irham juga di dalem kantor, kita melambai-lambai pada Pak Irham karena merasa agak dekat. Di sana pun, saya sama Nadine sudah mempersiapkan berbagai pertanyaan yang akan diajukan. Ini sebenernya alesan utama kenapa kita gak minta dikirim, pengen semuanya jelas dan gak ada yang salah isi. Nih saya kasih tau pertanyaan saya ama Nadine apa aja (ini saya tulis di tiket kereta lho) :

1. Apa bedanya application form yang dicap kedubes sama application form yang harus kita isi?
Jawab : Application form yang dicap kedubes dikasih dengan tujuan untuk mendapatkan LoA, soalnya LoA ini harus disertai juga dengan Application Form, Recommendation Form, TOEFL score, Academic Transcript, dan Graduation Certificate. Nah, itu semua udah ada di yang kedubes kasih (yang dicap itu, udah satu bundel semua yang disebutin tadi). Kalo yang form 3 biji, itu diisi lagi karena yang kemarin dikirim udah dipake buat kebutuhan wawancara, yang 3 ini yang bakal dikirim ke sana dan jadi bahan pertimbangan dari MEXT buat layak atau gak nerima beasiswa.

2. Boleh gak surat rekomendasinya diminta lagi? Soalnya malu minta ke dosen.
Jawab : Boleh, tapi udah lecek buat wawancara. Mending minta lagi ke dosennya kalo masih bisa, minta 1 biji aja ke dosennya, nanti Kedubes yang akan memfotokopinya.

3. Ini LoA gimana ngisinya? Ini ribet banget keliatannya?
Jawab : Kasih formnya aja langsung ke universitas Jepang, gak usah diisi sama sekali. Biasanya universitas di Jepang udah tau cara ngisinya, jadi gak usah dipikirin. Boleh di fotokoopi dan dikirim ke lebih dari 1 universitas.

4. Abstrak Tesis yang di form sama yang harus di attach apa bedanya?
Jawab : Cukup 1 aja, kalo udah di attach di form tidak usah nyerahin abstrak lagi di lembar terpisah.

5. Di surat attachment, ada kolom professor dan 3 pilihan a) acquired, b) acquiring, c) not acquired. itu gimana ngisinya?
Jawab : Karena belum dapet LoA, isi saja nama professor dan semua pilihannya b) acquiring.

6. Apa yang harus di isi di pertanyaan nomor 6 di app form (ttg field of specialization, describe in detail), harus sedetail apa?
Jawab : Variatif, tapi biasanya cuma 2-3 baris aja.

Kira-kira itu pertanyaan yang ditanyain sama kita (rasanya ada lagi tapi lupa dan gak terlalu penting kayanya). Setelah 40 menit di dalam kedubes, kita pun beres-beres dan bersiap pulang. Perjalanan panjang cuma buat 30 menitan, 10 menitnya leha lehe dulu di perpus. Tapi yang penting puas.

Abis saya solat Jumat (Nadine jalan-jalan dulu di mall) kita pun pulang naik travel Baraya (bayar 50rb). Ini untung-untungan banget dapetnya, asalnya udah penuh, tapi berkat doa akhirnya diberi juga bangku kosong. Naasnya, travel yang kita naikin ACnya gak jalan (cuma semeliwir kecil), dan harus tuker travel di Km 57 sama yang lain. Berhubung duduk deket jendela, dan tanpa gorden, dan matahari sore pas di sebelah saya, tetep aja saya kepanasan di dalem travel.

Saatnya ngeberesin semua dokumen dan mencari LoA!!!

Saya pun mulai mengisi semua dokumennya. Yang harus dikumpulkan adalah:
1. Mengisi kembali formulir & photo (Original 3)
2. Abstract Thesis (Original 1, Copy 2)
3. Mengisi Attachment & Photo (Original 2)
4. Field of Study (Original 1, Copy 2)
5. Surat rekomendasi dari P. Tinggi (Original 1, Copy 2)
6. Surat rekomendasi dari instantsi (bagi yang sudah bekerja) (Original 1, Copy 2)
7. Ijazah & Nilai (dilegalisir) (Original 1, Copy 2)
8. Surat Kesehatan (cap & ttd dokter) (Original 1, Copy 2)
9. Foto copy KTP (Copy 1)
10. Foto 3×6 dan 3×4 (1 lembar terpisah) (Original 2)
+ Letter of Acceptance (khusus yang ini boleh dikumpulkan sampai mid-September 2012)

Dengan tulis tangan, sayapun dengan sabar mengisi satu-satu dokumen itu (pegel juga…), karena dari Kedubesnya bilang “Kalo bisa di tulis tangan”. Dan inilah hasilnya sebelum dikirimkan ke kedubes.

Saatnya mempersiapkan 1 dokumen lagi yang tersisa– Letter of Acceptance!

Next : Letter of Acceptance? Kiriman dari JEPANG???

|| Kembali ke Awal Mula Segalanya + Kronologis

About Samy

A master student of Division of Mathematics, Graduate School of Information Science, Tohoku University, Japan. Have this cheerful and wise personality; but can be a boring nerd sometimes. Love learning languages, "designing" books, reading, doing math, cooking, and breeding hamster. Feel free to contact me here : samy.baladram[at]facebook.com

Posted on August 9, 2012, in Monbukagakusho 2013 and tagged , , . Bookmark the permalink. 1 Comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: