Letter of Acceptance yang Hilang [Beasiswa Monbukagakusho 2013]

Pernahkah Anda menerima surat penting dari orang yang sangat jauh dan surat itu hilang? Haha, nasib lo jelek banget. Pake acara ilang segala.

Hal itu terbersit dipikiran saya begitu dapet LoA dari Universitas Tohoku. Ampe amplop-amplopnya saya buka pelan-pelan dan masih disimpen sampe sekarang. Beberapa hari setelah mendapat LoA itu, saya pun langsung membungkusnya lagi (setelah difotokopi dulu, setelah mencari info tes TOEIC dari UPI). Gak mungkin ilang, deadline pengumpulan juga masih 1 bulan lagi, masih lama lah…

Lebaran pun segera tiba. Wah takut pada libur, cepetan kirim ah. Sehari sebelum lebaran pun saya ke kantor pos. Saya kesananya agak telat sih, jam 3an. Membawa amplop yang sudah ditulisi alamat kedubes dengan rapi dan cantik itu pun saya ke kantor pos dan melihat mas-mas yang TAK AKAN saya lupakan wajahnya sampe sekarang.

“Mas, mau kirim ke Jakarta, pake kilat khusus”

“Wah, yang kilat khusus udah tutup. Pake perangko aja paling.”

“Mmm, ya udah deh gak apa-apa”

Si mas-mas itu pun menempelkan perangko berapa ribu lupa, setelah saya bayar saya pun pergi dengan hati lega, sambil melirik amplop coklat itu yang diletakkan begitu saja di meja kosong sebelah masnya, dan si masnya melakukan hal lain. 1 tugas selesai juga akhirnya.

Saya pun berlebaran ria di kota Pekalongan, menikmati liburan bersama keluarga dan pulang dengan selamat. Iseng, saya mau cek apa LoAnya udah diterima belum ya sama kedubes. Ya pasti udah lah, toh saya ngirimnya tanggal 16 Juli dan sekarang tanggal 23. Seminggu kayanya lama lah kalo cuma Bandung-Jakarta.

Dear Staf Bagian Pendidikan Kedubes Jepang,
Nama saya Mohammad Samy Baladram. Saya sudah mengirimkan dokumen saya untuk Research Student sebelum tanggal 10 Agustus. Saya juga sudah mengirimkan Letter of Acceptance 2 hari sebelum Idul Fitri. Saya agak khawatir surat LoA saya tidak terkirim, boleh saya tahu apakah kiriman saya sudah sampai?
Selain itu, apakah informasi-informasi selanjutnya mengenai beasiswa ini akan dipublish di situs? Sebab, saya belum tahu informasi apa lagi yang perlu saya tunggu/dapatkan di situs tersebut.
 
Terima kasih atas perhatiannya.
 
Salam, 
 
M. Samy Baladram

Kata-kata “Saya agak khawatir surat LoA saya tidak terkirim” itu lebay semata lah ya, biar ada alasan ngirim email. Dan… sehari setelahnya muncul balasan

Dear Samy

 
Dokumen untuk research student sudah sampai tetapi LOA belum sampai. Mungkin terbentur dengan libur hari raya.
Untuk informasi lebih lanjut biasanya akan disampaikan via telepon.
Setelah pengumpulan LOA, pengumuman selanjutnya berkisar bulan Desember- Januari.

Loh, belom kekirim? Oh ya, ketabrak Lebaran kali ya jadi tukang posnya liburan dulu. Ya udah lah, beberapa hari lagi juga nyampe. Gak usah ditanya-tanya lagi lah.

Day after day… Tanggal 4 September tiba. Nothing special today. Tanggal 4 September. Deadlinenya sekitar 2 minggu dari tanggal ini, tapi saya udah ampir sebulan yang lalu ngirimnya lho HAHAHAHA.

Saya pun mengirim email lagi ke Kedubes. Penasaran aja sih.

Dear Bagian Pendidikan Kedutaan Jepang,

Bolehkah saya mendapat konfirmasi apakah kiriman LoA saya (atas nama Mohammad Samy Baladram) sudah diterima oleh bagian pendidikan?

Terima kasih sebelumnya.

Salam,

M. Samy Baladram

Email dikirim. Besoknya, email diterima!!!
Dear Sammy,
 
Kami belum menerima LoA dari anda.
Mudah mudahan bisa segera sampai ke kami.

What the F**k! 3 minggu? Kirim surat Bandung-Jakarta cuma selembar ampe 3 minggu? Ada yang gak beres ini. Seminggu oke. 2 minggu oke. 3 minggu? Waktu profesornya ngirim dari Sendai nan jauh disana ke Bandung aja gak ampe seminggu!!! Masa ini yang tinggal jemping Bandung Jakarta aja ampe seabad gini?

Setelah mendapat email itu, mengingat waktu pengumpulan terakhir tinggal 2 minggu, saya pun langsung ganti baju dan berlari ke kantor pos. Ini tak bisa dibiarkan.

Saya pun ke meja tempat yang mas-mas sebelumnya.

“Mas, saya ngirim surat ke Kedubes tanggal 16 Agustus kok sampe sekarang belum nyampe mas?”

“Kirimnya lewat apa?”

“Pake prangko mas. Saya inget dikirimnya di meja ini.”

“Yang jaga di meja ini selalu saya. Wah, kalau lewat perangko gak bisa dilacak. Yang nerima juga bisa aja satpam atau siapa aja. Langsung di alamatnya mas.”

“Wah, jadi bagusnya gimana ya mas?”

“Saya juga bingung. Coba tanya yang ada disana, mungkin masih di kantor satpam?”

Kantor Satpam? Masa ada email yang “nyangsang” di kantor satpam. Tak ada pilihan lain. Saya lari ke rumah dan mengirim email lagi ke kedubes dengan agak was-was.

Dear Bagian Pendidikan Kedutaan Besar.

Saya mohon maaf sebelumnya, tapi seharusnya LoA saya sudah tiba di Kedubes. Karena saya dari Bandung, saya mengirim dengan prangko sekitar 3 minggu yang lalu. Saya rasa, kiriman saya terselip, atau masih di kantor satpam.
Saya khawatir LoA saya hilang, karena tidak wajar jika 3 minggu belum sampai.

Kebetulan, saya masih ada kopi dari LoA tersebut. Perlukah saya akan mengirimkannya? Saya khawatir jika yang originalnya tidak ada, saya tidak jadi mendapat beasiswa ini.

Terima kasih, saya sangat mengharapkan bantuannya di sini.

Salam,

M. Samy Baladram

Formulir kemarin secara jelas menyatakan bahwa LoAnya harus yang ASLI. Itu yang bikin panik sepanik-paniknya. Email saya pun dibalas tanpa header “Dear”. Ini kayanya kedubesnya udah kesel juga sama saya.
Kalau begitu anda coba scan dan kirimkan ke kami.
Lalu untuk pengiriman via Pos dengan prangko
terkadang sangat lama. Malah pengalaman kami
kadang kadang tidak sampai.

“kadang kadang tidak sampai… tidak sampai… tidak sampai… ti… dak… sam… pai . . .”

Saya sebenernya gak scan. Cuma di foto! Saya langsung bales

Dear Bagian Pendidikan Kedutaan Jepang,
Terima kasih atas balasannya. Baik, setelah saya scan akan segera saya kirim email. Sebetulnya, saya sudah mem-foto yang asli, saya attach foto tersebut (agak terpotong sedikit).

Jika memang kasus terburuk kiriman saya benar-benar tidak sampai, jika memang perlu saya akan berusaha meminta LoA lagi, sebelum deadline tanggal 21 September. Jika fotokopinya diperlukan, saya juga akan mengirimnya.

Terima kasih atas perhatiannya. Saya sangat menunggu kabar selanjutnya.

Salam

M. Samy Baladram

Setelah itu saya langsung nelepon ke Kedubesnya, sambil maksa bahwa itu mungkin keselip di kantor satpam. Please deh cari deh pak! itu udah jauh-jauh dari Jepang! Pasti kekirim deh.

Hati ini makin gak tenang. Gak ada email lagi dari kedubes setelah beberapa jam menunggu.

F**k! F**K! Sumpah serapah dalam hati terus terngiang sambil diselingi doa dan kucuran kringat dingin. Ya Allah masa gara-gara gini jadi gak dapet beasiswa? Udah cape-cape daftar ini gitu, dan ternyata nanti pas secondary screening, pihak penyeleksinya liat hasil scan-an dan akhirnya jadi gagal? Peserta lain asli dan saya hasil scan-an?

Saya bener-bener gak mau ambil resiko. Ini belom bikin plan B kalo gak dapet soalnya, udah terlanjur nerima tawaran riset dari dosen lagi. Agak gak mungkin kerja sambil riset.

1 nama langsung terngiang di pikiran saya. Asisten profesor di Tohoku University yang pernah ketemu saya di Bandung–dia asisten profesornya calon prof saya di sana dan dia ini sebenernya lebih senior dari dosen pembimbing saya. Tapi orangnya baek, namanya Hajime Tanaka. Email-emailan aja panggilnya Hajime (agak gak sopan sebenernya, janji deh nanti disana manggil Tanaka-sensei).

Diawali dengan basa-basi (biar masalahnya gak terlihat serius banget), saya pun mengirim email.

Dear Hajime,

How was your trip to Shanghai? I wish you had a great time there. I’ve been learning kanji myself now, and found out this kun yomi and on yomi reading that I have to remember. But still, your kanji name still a mystery to me, since it is a bit uncommon for my current knowledge. I’m planning to take JLPT N4 this December, so I’m working hard to get a good score!

But, I have a bad news (for myself actually). It is concerning the scholarship.

The letter of acceptance that Prof. Munemasa sent to me is missing! I was supposed to send it to the embassy after I received it and I did it. But the embassy told me that my mail never arrive (it’s been 3 weeks now, and normally it take 4-5 day to arrive). It must be missing somewhere. I’ve talk to the post office and they told me that maybe it is in the wrong hand, since I send it using the regular mail service (not the executive one). I’m still trying to ask the embassy to look for it, in case it was already there but got in the wrong hand.

Fortunately, I still have a copy of it, but I’m afraid the copy wouldn’t be sufficient for the document requirement. The mail has to be in the Embassy by September 21st. I still have around 2 weeks to solve this problem.

Speaking of worst case, Is it possible for me to ask Prof. Munemasa for another letter? I haven’t told him about it. He must be upset hearing this news…   
I still hope that the embassy find my mail.

I wish you have time to read my mail, since I haven’t told about this problem to anyone…

Best Regards,

Samy

Tak lama email saya itu pun dibalas. Short and to the point.

Dear Samy
(cc: Professor Munemasa),
Thank you very much for your email. Since this is urgent, I talked about it to Professor Munemasa.
He is not at all upset; he has a file of the letter, so he will
just print, sign and send it to you. I hope your scholarship will be successful. Best regards, Hajime

Muka pucat seketika. “(cc: Professor Munemasa)“, sekarang profesornya jadi tau. Antara marah kesel malu seneng campur aduk jadi satu. Langsung saya bales lagi.

Dear Hajime,
Now I feel terrible that Prof. Munemasa know about it… I think I should send an email to Prof. Munemasa right away. Actually, I’m still waiting for other responses from the embassy and already sent the scanned version of the letter, hoping that it would be sufficient.But, anyway, thank you very much for talking about it to Prof. Munemasa. It’s such a relief knowing that he’s not upset (or maybe a little).Best regards,
Samy

Balasan lagi

Dear Samy,
He is not upset nor angry about it.

What is important is to make sure that you will be able to
get the scholarship.
(Of course, it is a nice idea to write to him soon.) I look forward to seeing you next year.
In fact, a few postdocs from overseas will visit Professor
Munemasa next year, so I am sure that your research
will be galvanized.
Best regards,

Hajime

Antara pengen nangis dan kesel juga… It is such a loooong day!
Langsung kirim email ke Prof Munemasa sambil ngejelasin semuanya, entah jawabannya gimana…

Dear Prof. Munemasa,
I believe you already heard the news from Prof. Tanaka. I’m really sorry that you have to heard the news not from me.This morning, I got an email from the embassy. It told me that my Letter of Acceptance has not arrived. I’m actually quite surprised to hear the news, since I’ve sent it around 3 weeks ago after I received the mail. I sent it to the embassy using the regular mail service, from Bandung to Jakarta. Normally, it take 4-5 days. But I think since I sent it some days before the end of Ramadhan, the mail is missing somewhere. The situation here was a bit chaotic at the end of Ramadhan, since everyone was out of town to visit their relatives and there’s a full week off for most office and school in Indonesia. I, unfortunately, didn’t consider that thing when I sent the mail. The embassy also told me that the similar case has also happened several times with the regular mail service.I’m still trying to solve this problem without sending me another letter. Actually, I still have the copied and scanned version of it. I’ve talked about it with the embassy, and for the moment, they asked for the scanned version. I’m still waiting for another response from the embassy though so it’s not necessary for the moment to send me another letter.Oh, and also, I also heard about the joint research from Prof. Edy. He asked me to join the team since he said that it would be nice. I found out that the topic is also interesting.(I do like the Ramsey graph concept)
Best regards,

M. Samy Baladram

Tak ada balasan hari itu. Cuma bisa berdoa dan tidur dengan tenang. Ya emang gak langsung dapet balesan lah namanya juga profesor, orang sibuk. Seminggu aja masih dimaklumin.

Esoknya, email ini mengakhiri segalanya

Dear Samy,
It is trivial to print and send the letter, so I did it this

morning. The tracking number is EF 552326029 JP
Best Regards,
Akihiro

Badan rasanya meleleh. Alhamdulillah. Dikirim lagi suratnya… dikirimin lagi… GILA DIKIRIMIN LAGI!!!!!
Sekarang udah dikantor pos Jepang… Alhamdulillah… Badan lemes se lemes-lemesnya 5 menit itu, serasa nyawa dicabut sebentar terus dimasukin lagi. Lagi-lagi, dengan perasaan yang gak jelas antara malu atau seneng ini.

Dear Prof. Munemasa,
Thank you for sending me the letter (again).

I’ll make sure this time the letter arrive safely in the embassy.
I’m sorry for this inconvenience.

Saya udah cape basa-basi dan gak  membalas panjang-panjang email terakhir profesor. Kirim email langsung ke Kedubes.

Dear Bagian Pendidikan Kedutaan Jepang,
Mengenai LoA saya yang belum diterima, karena saya khawatir terjadi masalah maka saya meminta LoA lagi dari Jepang. Profesor saya tidak keberatan akan hal tersebut dan sekarang sudah dikirim dari sana. Saya akan segera kirim dengan pos kilat khusus begitu saya menerimanya, agar tidak terjadi kasus serupa. Insya allah sebelum tanggal 21 September sudah bisa tiba di kedutaan.Terima kasih banyak.
Salam,

M. Samy Baladram

Dibales gini (ini kayanya kedubesnya juga udah cape sama saya, maafkan saya kedubes, gak lagi-lagi deh…)

Teriamaksih.
 
kami tunggu LoAnya.

“Teriamaksih juga kedubes”. Teriamaksih.
(Ampe salah ngetik terima kasih. Kayanya Kedubes udah kesel sama saya…)

Menunggu suratnya datang dulu baru bales ke profesornya. Ya namanya orang Jepang, segalanya cepet, kirim tanggal 6 September, tanggal 10 September NYAMPE! Kalo di Indonesia mah, buat dapet cap Fakultas aja mesti muter-muter berminggu-minggu. Ini mah tinggal NYOT, langsung kirim.

Persis sama kaya–dejavu. Si mama yang nerima suratnya, manggil saya. Very Dejavu. Tapi ini lebih deg-degan gak tau kenapa, amplop yang sama, surat yang sama (tapi yang ini bulak balik, yang kemaren dijadiin 2 lembar). Gak apa-apa, emang templatenya juga bulak-balik. Didalemnya ada map plastik dengan merk yang sama seperti sebelumnya (sekarang warna pink, sebelumnya ijo). Langsung ke tempat fotokopian. Foto kopi yang banyak (enggak cuma 2 kali). Beli amplop, masukin suratnya, masukin fotokopian, tulis alamat kedubes, ke kantor pos yang kemaren itu, ketemu sama MAS-MAS itu lagi.

“Mas kilat khusus, yang paling cepet nyampe”

bla-bla-bla “xx ribu rupiah mas” (lupa)

Dalam pikiran, lo mau minta 1 juta juga gue kasih.

“Ini bisa dilacak kan mas? Yang 1 hari nyampe?”

“Iya bisa”

Setelah isi form segala macem, bayar, akhirnya saya pulang lagi. Semoga saya gak ketemu si mas-mas itu lagi. Ini bisa dituntut kalo ampe gak nyampe.

Saya nunggu sehari. Besoknya saya langsung kirim email konfirmasi ke kedubes. Ini harusnya udah nyampe. 1 hari. Iya 1 hari kata tukang posnya. Saya gak bakal kirim email ke prof sebelum surat ini nyampe ke kedubes. Sekarang saya juga gak pake “Dear” lagi udah bosen dapet “Dear” mulu dari saya kayanya.

Saya sudah mengirimkan kembali LoA milik saya.
Boleh saya tahu apakah sudah diterima oleh bagian pendidikan?Terima kasih atas perhatiannya.
Salam,
M. Samy Baladram

Dan dibalaslah oleh Kedubes… Jauh lebih pendek balasannya.

Belum sampai.
Mudah mudahan dalam waktu dekat sampai.

Sabar–sabar–sabar–bisa dilacak. Dan situs untuk melacaknya aneh. Dalam proses pengiriman kata situsnya. Jangan-jangan lagi deh ilang kaya kemaren. Mungkin 2 hari… atau 3 hari atau… WAAAARGH!!!!

Sabar–sabar–sabar…

Saya pun tidak balas email terakhir kedubes itu. Dan keesokan harinya…. Sebersit email nongol di HP saya…

LoA anda yang dari Tohoku Univ. sudah kami terima tadi pagi
 
Regards

Gak pake lama. ALHAMDULILLAH!
Gak pake lama, kirim email ke Prof. Munemasa, kirim ke Tanaka-sensei… dan gak mau tau balesannya apa. All done, kembali belajar JLPT N4

Pesan moral untuk semua. Jangan pernah pake perangko buat surat-surat penting. Bayar yang mahalan gak apa-apa lah, biar ati tenang. Setelah ini saya juga gak mau make perangko lagi, mending kilat khusus kemana-mana. Kapok bener kapok…

LoA yang hilang itu pun sampe sekarang gak tau dimana. Entah keselip, entah dimakan genderuwo, gak tau lah, gak peduli, mau kelindes bis kek, mau nyasar ke Swahili kek, yang penting surat itu sudah sampai-pai-pai.

===========================================================
|| Kronologis Perjalanan Mengejar Beasiswa Monbukagakusho 2013
||
====================================================
Info Umum : Beasiswa Pemerintah Jepang (Monbukagakusho : MEXT) untuk Research Student
XX Januari 2012 : Awal Mula Segalanya
28 Maret 2012 : Tes TOEFL ITP
1 April 2012 : Pengumpulan Berkas
7 April 2012 : Membuat Field of Study dan Research Plan
28 April 2012 : Mengirim Berkas ke Kedubes (link idem dengan Pengumpulan Berkas)
11 Juni 2012 : Pengumumuan Hasil Seleksi Berkas
18 Juni 2012 : Tes Tertulis (link idem dengan yang atas)
5 Juli 2012 : Pengumuman Hasil Tes Tertulis
17 Juli 2012 : Wawancara
31 Juli 2012 : Pengumuman Hasil Wawancara
3 Agustus 2012 : Pengambilan Berkas Tambahan di Kedubes
13 Agustus 2012 : Mendapat Kiriman Letter of Acceptance
23 Agustus 2012 : Letter of Acceptance yang HILANG
2 Desember 2012 : Ikutan Tes JLPT N4
14 Desember 2012 : Pengumuman Hasil Secondary Screening
21 Januari 2013 : Pengumuman Penempatan Universitas
Februari 2013 : Surat Keputusan!!! Visa!!!
5 Maret 2013 : Info Keberangkatan
25 Maret 2013 : TOEIC untuk syarat S2
27 Maret 2013 : Pelepasan dan Orientasi
1 April 2013 : Goodbye, Indonesia!
===============================================

About Samy

A master student of Division of Mathematics, Graduate School of Information Science, Tohoku University, Japan. Have this cheerful and wise personality; but can be a boring nerd sometimes. Love learning languages, "designing" books, reading, doing math, cooking, and breeding hamster. Feel free to contact me here : samy.baladram[at]facebook.com

Posted on December 30, 2012, in Monbukagakusho 2013. Bookmark the permalink. 13 Comments.

  1. Hehehe Halo Samy! Salam kenal, saya Rara SR ITB 2007. (Alhamdulillah lolos Secondary Screening juga :D)

    Anyway, Congrats ya atas monbusho nya. Seneng deh nemu blog ini, lengkap banget! dan nostalgic pastinya :p
    Baca post yang ini, saya jadi ikutan deg-degan. Tapi untung Sensei nya baik sekali, ya.🙂 Kenapa Samy gak pake TIKI atau JNE aja? Untuk Dokumen penting seperti LOA, sepertinya kirim via TIKI JNE lebih aman, cmiiw hehehe

    Selamat sekali lagi. Sampai jumpa (InsyaAllah) di Soetta April nanti… amin!

  2. ceritanya seru…
    boleh tw, alamat email yg dikirimkan ke kedubes?ada beberapa hal yg jg sy ingin tanyakn langsung dgn kedubes jepang ttg mambusho, tp info ttg alamat email di website (http://www.id.emb-japan.go.jp/sch_rsu.html) tdk ada…onegai shimasu

  3. makasih infonya

  4. Mas Sammy terimakasih banyak untuk sharingnya, insyaAllah tahun ini saya juga mau mencoba daftar monbusho.
    Mas kalo ipk saya mepet banget dari batas bawah persyaratan, cuma kepala 3 lebih dikit kira kira masih ada kemungkinan untuk bisa lolos ndak ya?
    Terimakasih banyak sebelumnya

    • Kemungkinan jelas masih bisa. Soalnya, memang keseluruhan dokumen benar-benar diperiksa oleh tim penyeleksi, jadi gak pilih kasih poin-poin tertentu nampaknya (saya nanya sendiri loh). Syaratnya memang di atas 3. Kalau 3.1 atau 3.2-an ya tetep di atas 3 dan coba maksimalkan di syarat-syarat yang lain untuk menutupi kekurangan itu.
      Semangat ya!

      • Terimakasih banyak Mas untuk jawaban yang memotivasi, dan sejujurnya blog ini paling ok diantara blog referral bagi para pemburu beasiswa karena ditulis dengan detail dan nggak pelit info:) plus cara beternak hamster sebagai advertorial yang menghibur:D Keep on writing Mas, agar banyak menyebar manfaat amin.

  5. Sejak jam 11.30 tadi saya nongrong di dpn lepi baca artikel-artikel Mas Samy. Baca pelan-pelan, scroll up and down, kalau-kalau ada yg terlewat.

    Baca LoA yang hilang ini, ga sadar saya jadi ikut sebel sama mas-mas Pos, ikut deg-degan wondering when or “whether” it’d arrive,
    dan membayangkan gimana stresnya, cuma bisa geleng kepala. Fiuh…

    I have no other words to say but thank you, I really do thank you. Krn Mas post pengalaman Mas disini, pasti banyak orang sangat terbantu, saya hanya salah satunya. This means more than a lot. Please keep posting, I’ll be looking forward to your other stories🙂

    Sukses selalu.

  6. kak apakah ada jurusan yg sesuai dengan PGSD di jepang? apakah saya bisa masuk jurusan seperti social psychology apa masih berhubungan? pengalaman2 selama ini apakah ada penelitian research student dengan bidang sosial?

  7. feridianpratama48

    Halo bang Samy,mau tau soal pengiriman uang bulanan.Setelah tiba di Jepang,uang bulanan cair berapa lama ya?Dan sebelum uang cair,kira2 butuh bawa uang berapa dari Indonesia buat jaga jaga biaya disana?

  8. Luar biasa spirited

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: